Las ganas de uno por ser más productivo pueden ser infinitas pero la realidad es que siempre aparecen otras cosas que truncan nuestros planes para dejar en claro que no siempre las cosas suceden como lo esperado. Pero para el caso de los trabajos en oficina, considerando que las agencias de hoy tienen diferentes formas de trabajar, se proponen 21 tips que ciertamente ayudarán a quien quiera sacarle el máximo provecho a su tiempo laboral.
Estos consejos para mejorar la productividad vienen de The Muse y provienen de algunos de los profesionales más exitosos del mundo para ser acoplados a los distintos rubros en los que trabajamos para bien nuestro.
1 – Use la regla del 80/20
20% del trabajo produce el 80% de los resultados. Concéntrese en las tareas realmente importantes y delegue aquello que no sea tan importante.
2 – Limite sus respuestas de emails
Estar constantemente respondiendo correos electrónicos puede ser un desperdicio de tiempo. Revise el correo entre 3 o 4 veces diarias, claro si su profesión lo permite.
3 – Limite la extensión de sus respuestas a los emails
Sea claro y preciso. Si le toma más de un par de líneas contestar, llame a la persona por teléfono.
4 – Duerma lo necesario
No somos robots. Es importante irse a dormir a una hora adecuada para poder rendir como queremos al día siguiente. Más aún si nuestro trabajo implica estar como zombis sentados frente a la computadora.
5 – OHIO (Only Handle It Once)
Esta estrategia propone hacer de inmediato lo que surja y nunca posponerlo para más tarde. Por ejemplo, si uno está leyendo un email es recomendable responderlo de inmediato. Cuando uno lo pospone para luego corre el riesgo de olvidarse de ello.
6 – Ponga en práctica sus ideas
Todas las ideas bien pensadas, hechas con realidad y lógica, deben de intentar realizase y no quedarse en simples ideas que algún día otro podría ejecutar. Si creemos que no es el tiempo adecuado para hacerlo o que no estamos preparados nos vamos a quedar en el mismo hueco ya que nadie va a hacer las cosas por nosotros.
7 – Evite ser multitasking
Si bien creemos que tenemos la habilidad de manejar muchas cosas a la vez, la verdad es que ser multitasking oscurece nuestra atención y evita que demos nuestro 100% a alguna actividad. Por ende, todas las demás cosas también se hacen a medias.
8 – Acorte la lista de “cosas por hacer”
Todos hacemos largas listas con decenas de cosas por hacer. Evítenlo. Eso sólo crea estrés y lleva al fracaso. Es recomendable hacer una lista con 3 a 5 cosas que tienen, sí o sí, que ser terminadas con sus determinados lapsos.
9 – Comienza con la tarea más difícil
La mayoría de las personas tiene más energía en las mañanas. Aprovecha estos momentos para realizar las tareas más complicadas.
10 – Evita el perfeccionismo
Claro que es bueno querer dar lo mejor de sí, pero cuando exageramos esto no llegamos a nada. Perdemos tiempo y nos acostumbramos a un ritmo que luego vamos a esperar de todos sin que esto suceda para luego crear problemas laborales.
11 – Haga una pausa
Pequeñas pausas ayudan a mantener la concentración y el foco en lo importante. Cada hora, levántese, estírese un poco, dé una pequeña caminata y desconecte. Use estos trucos para aumentar su energía mental.
12 – Visualice el final del proyecto
Establezca su meta para cada proyecto y establezca desde ese punto, cuales son las acciones necesarias para llegar al final deseado.
13 – Ejercítese diariamente
Hacer ejercicios o algún deporte diariamente mantiene el cuerpo sano, ayuda a manejar el estrés y la ansiedad.
14 – Comer alimentos adecuados
Es necesario alimentarse con comida de calidad y tener un horario establecido que esté acompañado de un tiempo de descanso. Dejar de comer o hacerlo en 5 minutos alimenta el estrés.
15 – Mantenga reuniones efectivas
Que sus reuniones vayan al grano. Evitar la “agenda social” y reducir la cantidad de quejas para pensar en más soluciones.
16 – Utilizar un “Diario de ideas”
Una libreta o cuaderno para apuntar nuestros pensamientos puede llevarle hacer que esto ordene mejor sus ideas, tal cual lo hacen los profesionales de éxito.
17 – Elimine las decisiones triviales
Preocuparse por cosas como “¿qué me pondré?” puede consumir mucha energía. Simplifique su vida, planifíquelo antes y establezca rutinas para este tipo de decisiones.
18 – Enfóquese en las mejoras continuas
Puede que muchas veces las cosas no salgan bien a la primera. Practique y aprenda de los errores y obstáculos y use esta información para realizar futuras mejoras.
19 – Conozca su “costo por hora”
Trate su tiempo como la divisa que es. Pregúntese con frecuencia si la cantidad de tiempo que invierte en algo, realmente lo vale.
20 – Conozca su “razón” para hacer las cosas
Determine cuál es la razón personal por la que estás trabajando en algo determinado. Si se encuentra trabajando en un proyecto a largo plazo, tenerla presente le ayudará a trabajar más duro.
21 – Invierta en usted mismo
La mejora de uno mismo es una inversión a largo plazo. Invierta algún tiempo a diario para aprender algo nuevo.